Privacybeleid

De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor Vos Transport. De verwerking van uw persoonsgegevens (zoals uw naam, adres, telefoonnummer, uw e-mailadres, geslacht of geboortedatum) wordt altijd uitgevoerd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en alleen voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verstrekt.

De verwerkingsverantwoordelijke is Vos Holding B.V., gevestigd aan Londonstraat 5, 7418 EE in Deventer, Postbus 2120 7420 AC Deventer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 08046021 (hierna Vos Transport, we, wij, ons of onze).

Categorieën persoonsgegevens

Vos Transport verwerkt voor de doeleinden beschreven in deze privacyverklaring de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Naam
• Land, plaats, postcode en adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Camerabeelden van bedrijfsterreinen en panden
• IP-adres en toestemmingskeuze voor cookies
• Andere gegevens die u schriftelijk aan Vos Transport verstrekt bijvoorbeeld via uw CV of via uw motivatie

Wij verwerken voor de doeleinden beschreven in deze privacyverklaring persoonsgegevens op basis van uw toestemming, de uitvoering van een (transport)overeenkomst (indien u particulier bent), wettelijke verplichtingen (zoals belastingplichten), het algemeen belang en ons gerechtvaardigd belang. Indien u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw gegevens kunt u deze toestemming op ieder moment wijzigen.

Offerteaanvraag en prijsberekening
Bij het aanvragen van een vrijblijvende offerte voor transport worden uw naam, het bedrijf waarvoor u werkt, e-mailadres en telefoonnummer gevraagd. Daarnaast wordt voor de berekening van de prijs mede de postcode, de plaats en het land van de ontvanger en de verzender gevraagd. Wij streven er naar om u na het aanvragen binnen 72 uur een offerte toe te sturen via de e-mail. Indien u dit wenst sturen wij de offerte ook per post op. Uw telefoonnummer wordt gebruikt om vragen te stellen over de offerte(aanvraag).

Indien de offerte niet wordt geaccepteerd, wordt deze verwijderd als het aanbod niet meer geldig is (na 2 maanden). Als u de offerte accepteert worden de gegevens bewaard voor 5 jaar als bewijs voor rechtsvorderingen voortvloeiend uit de overeenkomst.

Bij het aanvragen van een offerte heeft u de mogelijkheid om opmerkingen in te vullen. Hierin kunt u ook persoonsgegevens aan ons versturen. Wij verwerking deze gegevens omdat u deze vrijwillig aan ons heeft afgestaan. Met de gegevens gaan wij zorgvuldig om en wij verwerken deze alleen indien het noodzakelijk is voor de offerte of een eventuele overeenkomst. De juridische grond voor deze gegevensverwerking is uw toestemming en/of ons gerechtvaardigd belang.

Logistieke diensten
Als u een zending aanvraagt of een offerte accepteert dan verwerken wij uw gegevens voor de uitvoering van de transportovereenkomst.
Vos Transport zal alleen de strikt noodzakelijke persoonsgegevens delen voor logistieke doeleinden als laad- en losadres, en contactinformatie. In de laad- en losinstructie kunnen wij de naam van een contactpersoon of een telefoonnummer verwerken. Deze verwerking is voor de uitvoering van een transportovereenkomst en valt onder ons gerechtvaardigd belang. Deze strikt noodzakelijke verwerking van gegevens geldt ook bij de inzet van charters (uitbesteding vervoer aan een ander transportbedrijf).
Indien gewenst sturen wij u ter bevestiging van uw transportopdracht een mail. In deze bevestiging kunt u, indien u heeft aangegeven dit te willen, de status van uw transportopdracht inzien via ons Track & Trace systeem. Vos Transport verwerkt ook de status van charters in haar Track & Trace systeem.

Facturen
Vos Transport maakt voornamelijk gebruik van e-invoicing, dit betekent dat wij onze facturen per e-mail aan u toezenden. In sommige gevallen verzenden wij facturen ook per post. Zendings-, klant- en factuurgegevens worden conform de wettelijke bewaartermijnen bewaard.

Web portal
De web portal registreert en onthoudt de gegevens die u invult: uw naam, het bedrijf waarvoor u werkt, e-mailadres, telefoonnummer, bovengenoemde laad- en losinstructie en wanneer u inlogt. Deze gegevens worden alleen verwerkt voor het uitvoeren van transportopdrachten of om meldingen te doen over het systeem zoals de technische staat voor updates of storingen.

EDI
Electronic Data Interchange (EDI) is een standaard elektronische uitwisseling van zakelijke gegevens tussen computers. Vos Transport gebruikt EDI voor het doorgeven van gegevens voor logistieke dienstverlening. Vos Transport verstuurt orders, rekeningen en bevestigingen via EDI. Orders bevatten een laad- en losinstructie die als referentie een naam of telefoonnummer kunnen bevatten.
Het gebruik van deze persoonsgegevens is op de wettelijke basis van het gerechtvaardigd belang van Vos Transport.

Sollicitatie
Via onze website en per mail (via hr@vosdeventer.com) kunt u solliciteren op vacatures bij Vos Transport. U krijgt per mail een bevestiging van uw sollicitatie als u via de website solliciteert.
Bij een sollicitatie verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en alle gegevens die u naar ons verstuurt door middel van uw Curriculum Vitae en uit uw motivatie/sollicitatie mail. Wij bewaren sollicitaties tot maximaal 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond.

Als u gesolliciteerd heeft kunt u toestemming hebben gegeven voor het langer bewaren van uw gegevens als er in de toekomst een passende functie beschikbaar is. Wij bewaren uw gegevens, met uw toestemming, maximaal 1 jaar.
Als u hiervoor toestemming heeft gegeven kunt u uw toestemming op ieder gewenst moment intrekken.

Met opgegeven referenties kan contact worden opgenomen via de opgegeven contactgegevens onder ons gerechtvaardigd belang.

Bij sollicitaties maken wij gebruik van het Waarschuwingsregister Logistieke Sector (WLS). Dit is een register waarin aangesloten transportbedrijven hun oud-werknemers vermelden die ontslagen zijn wegens het begaan van een strafbaar feit. De grond om het WLS te mogen raadplegen is het algemeen belang. Het gebruik van het WLS is goedgekeurd door de Nederlandse privacy toezichthouder.

Cookies
Onze website (www.vostransportgroup.com) maakt gebruik van cookies om de website te optimaliseren, bij te houden hoe vaak de website bezocht wordt en voor marketingdoeleinden.
Cookies zijn kleine tekstbestanden die opgeslagen worden op de harde schijf van uw computer, tablet of telefoon en die gegevens bijhouden.

Wij verwerken alleen niet-noodzakelijke cookies met uw toestemming. Als u cookies op onze website heeft geweigerd dan verwerken wij, op basis van ons gerechtvaardigd belang, alleen de noodzakelijke cookies voor een functionele website en houden wij anonieme bezoekersstatistieken bij van onze website.
Uw keuze voor toestemming wordt onthouden doordat u herkend wordt aan uw IP-adres. De laatste 3 cijfers van uw IP-adres worden hiervoor niet opgeslagen. Uw IP-adres en toestemmingskeuze worden 30 dagen bewaard.

Een overzicht welke cookies onze website gebruikt, vindt u in ons cookiebeleid.
Hier kunt u ook uw toestemming voor onze cookies wijzigen, lezen hoe u cookie instellingen per browser kunt aanpassen en lezen hoe u al geplaatste cookies kunt verwijderen van uw computer, tablet of telefoon.

Vos Transport gebruikt onder meer Google Analytics. Google Analytics verwerkt het IP-adres van de websitebezoeker anoniem en er worden geen gegevens gedeeld met Google.
De anonimisering van Google Analytics data betekent dat Vos Transport deze analytics cookies zonder toestemming mag plaatsen.
Indien u niet wilt dat Google Analytics uw gegevens verwerkt (opt-out) dan kunt u de volgende browser plugin downloaden.

Google Maps
Op onze website staan interactieve kaarten van Google Maps. Hierdoor heeft u via onze website toegang tot de mogelijkheden die Google Maps biedt. Door het gebruik van de interactieve kaarten verkrijgt Google de volgende informatie: type en versie van de browser die gebruikt is, operating system (zoals Windows 10) die u gebruikt, de subwebsite via welke u Goolge Maps gebruikt, de vorige website die u bezocht heeft voordat u Google Maps gebruikte, de datum en tijd waarop u de website gebruikte, het IP-adres dat u gebruikte, de internet serviceprovider die u gebruikte.
Deze informatie wordt verzameld ongeacht of u een Google account heeft.
Als u op een Google account ingelogd bent dan wordt de informatie die verwerkt wordt, gekoppeld aan uw Google account. Wilt u dat deze informatie niet op uw Google account wordt opgeslagen, dan moet u voor het gebruikt van de Google Maps applicatie uitloggen uit uw Google account.
Google gebruikt de informatie die wordt verkregen voor advertentie doeleinden, marktonderzoek en/of voor het structureren van de website van Google.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking (geautomatiseerde profilering) van uw gegevens. Om bezwaar te maken moet u contact opnemen met Google zelf.

De wettelijke basis voor het verzamelen van uw gegevens is het gerechtvaardigd belang van Google. Google kan uw gegevens verwerken in de VS, dit mag Google op basis van het EU-US Privacy Shield Verdrag. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de privacyverklaring van Google.

Camerabeelden
U kunt bij het bezoeken van onze bedrijfsterreinen worden gefilmd. Vos Transport zet camera’s in voor de beveiliging van haar bedrijfsterreinen, het tegengaan van fraude en het beveiligen van haar werkprocessen. Voor de inzet van camerabeelden heeft Vos Transport een gerechtvaardigd belang en voor het tegengaan van fraude bestaat een algemeen belang.
De camerabeelden worden maximaal tot 4 weken na het vastleggen van de beelden bewaard. Ingeval er een incident is vastgelegd op de camerabeelden worden de beelden bewaard totdat het incident is afgerond.
De camerabeelden zijn slechts inzichtelijk voor een select aantal medewerkers.

Social media
Onze website maakt gebruik van social media plug-ins (de social media icoontjes van bijvoorbeeld Facebook rechts onderaan de website). Deze plug-ins verzamelen geen persoonsgegevens doordat u onze website bezoekt. Als u op deze plug-ins klikt wordt u doorgelinkt naar de social media pagina’s van Vos Transport. Wij kunnen er niet voor instaan welke persoonsgegevens er van u op deze websites verzameld worden of van websites waar Vos Transport naartoe verwijst. Door het klikken op deze icoontjes of andere hyperlinks worden uw gegevens mogelijk buiten de EU, zoals in de VS, verwerkt. Vos Transport is niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving van de site waarnaar verwezen wordt op onze website of op onze social media pagina’s.

Vos Transport staat het vrij om gegevens die u met ons deelt of openbaar heeft gemaakt via social media te gebruiken. Wij kunnen bij een sollicitatie kijken naar uw openbare gegevens op social media zoals LinkedIn.

Contact en e-mail
Onze website heeft een contactknop. Daarnaast worden op de website verwijzingen gemaakt naar
e-mailadressen om contact met ons op te nemen.
Door het klikken op deze e-mailadressen wordt de e-mailsoftware op uw computer geactiveerd en wordt u uitgenodigd een e-mail te sturen naar een specifieke e-mailadres.

Wij verwerken de (persoons)gegevens die u ons toestuurt via deze systemen met uw toestemming en alleen voor het beantwoorden van uw e-mail. Voor het beantwoorden van uw e-mail kan uw bericht worden gedeeld binnen de organisatie.
Afhankelijk van de inhoud van de e-mail kunnen wij uw e-mail ook voor andere verwerkingsdoelen gebruiken die zijn beschreven in deze privacyverklaring.

Marketing
Als u een offerte heeft aangevraagd, klant bij ons bent (geweest) of u op andere wijze (via de website) uw gegevens heeft verstrekt aan Vos Transport, kunnen wij uw gegevens gebruiken om u te benaderen voor (direct)marketingdoeleinden.
Daarnaast kunnen wij de gegevens die door u geopenbaard zijn, bijvoorbeeld op social media, gebruiken om u te benaderen voor (direct)marketingdoeleinden.

Als uw gegevens voor marketingdoeleinden zijn gebruikt bewaren wij uw gegevens tot 2 jaar na het laatste contact met u. Als u heeft aangegeven hiervoor niet door ons benaderd te willen worden verwijderen wij uw gegevens binnen 1 maand.

Leadinfo
Vos Transport gebruikt Leadinfo. Leadinfo gebruikt het IP-adres van de websitebezoeker om daarbij bedrijfsgegevens te verkrijgen uit openbare bronnen zoals de Kamer van Koophandel. Het IP-adres kan onder de AVG een persoonsgegeven zijn, en gebruik van een IP-adres vereist een grondslag onder de AVG. De gebruikte grondslag is het “eigen gerechtvaardigd belang”. Hierbij mag Vos Transport zonder toestemming met persoonsgegevens werken mits dit een duidelijk belang dient en Vos Transport rekening houdt met de privacy. Leadinfo gebruikt slechts zeer beperkt persoonsgegevens. IP-adressen worden niet bewaard en uitsluitend de algemene zakelijke informatie van ondernemingen wordt verstrekt aan Vos Transport. Daarmee is adequaat rekening gehouden met de privacy. Indien de zakelijke websitebezoeker niet wil dat Vos Transport de zakelijke websitebezoeker kan herkennen, kan de zakelijke websitebezoeker de bedrijfsnaam blokkeren door een e-mail te verzenden naar hallo@leadinfo.com met de volgende inhoud:

Onderwerp: opt-out

Inhoud:

Bedrijfsnaam: (bedrijfsnaam gebruiker)

KVK-nummer: (KVK-nummer gebruiker)

 

Bewaartermijnen
Als bewaartermijn hanteren wij de relevante wettelijke bewaartermijnen. Wij bewaren gegevens omtrent onze logistieke diensten in beginsel voor rechtsvorderingen tot de Nederlandse wettelijke verjaringstermijn van 5 jaar. Uw gegevens kunnen langer bewaard worden om te voldoen aan onze fiscale bewaartermijn van 7 jaar.
Voor gegevens waarvoor geen bijzondere bewaartermijn geldt houden wij een bewaartermijn aan van 2 jaar nadat deze gegevens voor het laatst zijn gebruikt.
Onze bestanden en dossiers worden periodiek opgeschoond.

Delen van persoonsgegevens
Voor administratieve werkzaamheden kunnen wij uw persoonsgegevens delen binnen onze groep met vestigingen in Nederland, Roemenië en Litouwen.
Daarnaast kunnen wij inzage verlenen in gegevens aan onze accountant of inzage verlenen voor andere technische, certificerings- of auditdoeleinden. Wij verlenen inzage in de gegevens vanwege een fiscaal wettelijke plicht met onze accountant en ons eigen gerechtvaardigd belang.

Vos Transport zal uw persoonsgegevens enkel delen in gevallen wanneer dit strikt noodzakelijk is, bijvoorbeeld als het delen noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of als het wettelijk verplicht is indien een toezichthoudende autoriteit als politie of justitie uw gegevens opvraagt.
Vos Transport kan persoonsgegevens gebruiken voor het doen van aangifte ingeval van een strafbaar feit onder het algemeen belang.

Vos Transport kan onder haar eigen gerechtvaardigd belang persoonsgegevens verzamelen en gebruiken voor het instellen, onderbouwen en uitvoeren van rechtsvorderingen of het buitengerechtelijk oplossen van rechtsvorderingen. Persoonsgegevens die voor deze doeleinden zijn verzameld kunnen worden gedeeld met eventuele rechtsbijstand.

Voor het uitvoeren van al onze werkzaamheden maken wij gebruik van bijvoorbeeld e-mail en back-ups van clouddiensten. Deze clouddiensten bevinden zich niet buiten de EU en worden altijd passend beveiligd.
Als uw gegevens doorgegeven worden is dat altijd onder passende beveiligingsmaatregelen.
Uw gegevens worden alleen gebruikt voor doelstellingen die in deze verklaring zijn beschreven.

Beveiliging
Vos Transport beschermt uw gegevens tegen ongeoorloofde of onrechtmatige inzage, verwerking, verlies of vernietiging van uw gegevens.
Vos Transport neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te zorgen dat uw gegevens altijd goed worden beveiligd op het niveau van de toepasselijke wet- en regelgeving. Dit doet Vos Transport onder andere door uw gegevens te beveiligen met encryptie, back-ups te maken van uw gegevens, het gebruik van een firewall, gegevens alleen te laten inzien en verwerken door de noodzakelijke medewerkers voor een verwerking. Tevens zijn alle medewerkers gebonden aan geheimhouding.
Vos Transport zorgt ervoor dat alle organisaties die uw gegevens verwerken ook passende maatregelen nemen door middel van het sluiten van overeenkomsten en het uitvoeren van controles.

Minderjarigen
De website en onze logistieke dienstverlening zijn niet gericht op minderjarigen.
In sommige gevallen vraagt Vos Transport uitdrukkelijk om toestemming om bepaalde persoonsgegevens te kunnen gebruiken. Als de persoon die toestemming geeft jonger is dan 16 jaar heeft die persoon toestemming van een ouder of voogd nodig om toestemming te mogen geven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens. De ouder of voogd kan altijd met de onderstaande rechten de aan Vos Transport verstrekte gegevens verzoeken om deze te laten verwijderen of gebruik maken van andere beschreven opt-outs.

Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u een aantal rechten om controle uit te oefenen over uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn:

• Het recht op inzage in uw persoonsgegevens
• Het recht op rectificatie van foutief verwerkte persoonsgegevens
• Het recht op beperking van de verwerking om de verwerking stop te zetten
• Het recht op vergetelheid om uw persoonsgegevens te laten wissen
• Het recht op bezwaar tegen een verwerking van uw persoonsgegevens
• Het recht om gegevens over te laten dragen naar een andere partij

 

Het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen geldt niet voor persoonsgegevens die voor een wettelijke bewaarplicht bewaard moeten worden.

 

Om gebruik te maken van uw rechten kunt contact opnemen met ons via helpdesk@vosdeventer.com of bellen naar 0570-67 89 89. Indien u een klacht heeft over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan dan kunt u contact opnemen via de bovengenoemde contactpunten of een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit. Voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Wijzigingen
Vos Transport houdt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in onze privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig ons privacybeleid.

De laatste versie van ons privacybeleid is van 11 september 2018.